Le Mazarin : de 3 jours de CRGs manuels à zéro
Le Mazarin : de 3 jours de CRGs manuels à zéro
Le contexte
Le Mazarin est une conciergerie premium basée à Aix-en-Provence. Elle gère 28 biens répartis sur 24 communes du Pays d’Aix et de la Provence. Son positionnement est clair : des biens haut de gamme, une relation propriétaire exigeante, une conformité irréprochable.
Avant Hoguest, l’équipe du Mazarin utilisait un PMS reconnu sur le marché international, avec un module de comptabilité avancé. La gestion opérationnelle fonctionnait : synchronisation des calendriers, messagerie voyageurs, gestion des tarifs. Sur ce plan, rien à signaler.
Le problème était ailleurs.
Le problème
Chaque fin de mois, la même séquence se répétait. Exporter les réservations du PMS vers Excel. Reprendre chaque bien, un par un. Appliquer la grille de commission du mandat correspondant. Déduire les charges : ménage, linge, taxes de séjour reversées, frais de plateforme. Calculer le solde dû au propriétaire. Mettre en forme le document. Générer un PDF. L’envoyer par email. Passer au bien suivant.
À 28 biens, cette opération prenait trois jours complets chaque mois. Trois jours pendant lesquels l’équipe ne faisait ni prospection, ni amélioration du service, ni gestion des voyageurs.
Parallèlement, les propriétaires appelaient. Certains chaque semaine. Où en sont mes revenus ce mois-ci ? Quand vais-je recevoir mon virement ? Pourquoi le montant est différent du mois dernier ? Chaque appel prenait quinze minutes. À 28 propriétaires, le temps s’accumule.
Enfin, la question de la conformité restait un sujet d’inquiétude permanent. Le Mazarin est titulaire d’une carte G et tient un registre des mandats. Mais en cas de contrôle DGCCRF, la production de CRGs conformes à partir de fichiers Excel manuels aurait été difficile à défendre. Chaque cellule modifiable est un risque d’erreur. Chaque formule cassée est un écart potentiel.
Pourquoi le PMS existant ne suffisait pas
Le module de comptabilité du PMS utilisé par Le Mazarin était présenté comme une solution avancée de gestion financière. Il produisait des rapports de revenus par bien, des synthèses de performance, des graphiques de taux d’occupation.
Aucun de ces rapports ne constituait un compte rendu de gestion au sens du décret n° 72-678 du 20 juillet 1972. Le CRG exige un format précis : recettes brutes détaillées par réservation, charges imputées au propriétaire, commission du mandataire, solde reversé. Ce format n’existait dans aucun rapport du PMS.
L’outil était performant pour ce qu’il avait été conçu à faire : du reporting opérationnel pour des property managers internationaux. Il n’avait pas été conçu pour la comptabilité mandante française.
La solution
Le Mazarin est le client fondateur d’Hoguest. Le logiciel a été construit avec eux, à partir de leurs contraintes réelles, pas à partir d’un cahier des charges théorique.
Le premier module développé a été la génération automatique des CRGs. Chaque réservation enregistrée dans Hoguest alimente directement le compte rendu de gestion du propriétaire concerné. La grille de commission est définie dans le mandat numérisé. Les charges sont catégorisées et imputées automatiquement. En fin de mois, le CRG est généré sans intervention manuelle.
Le deuxième module a été le portail propriétaire. Chaque propriétaire dispose d’un accès sécurisé où il consulte en temps réel ses réservations, ses revenus cumulés, ses CRGs archivés et le détail de chaque écriture. L’information qui nécessitait un appel téléphonique est désormais accessible en libre-service.
Le troisième module a été la synchronisation comptable avec Pennylane. Les écritures générées par Hoguest sont transmises directement au cabinet comptable du Mazarin, sans ressaisie. Le rapprochement entre les opérations de gestion et la comptabilité générale se fait en continu.
Le quatrième module a été les alertes fiscales : suivi du seuil micro-BIC et du plafond de nuitées pour chaque propriétaire, avec notification automatique à 80 % du seuil.
Les résultats
Le temps passé sur la comptabilité mandante est passé de trois jours par mois à zéro. Les propriétaires consultent leur portail au lieu d’appeler. Le cabinet comptable reçoit des écritures propres sans délai. Les alertes fiscales protègent les propriétaires sans effort supplémentaire pour l’équipe.
Le Mazarin a pu consacrer le temps récupéré à la croissance de son portefeuille et à l’amélioration de l’expérience voyageur.
Ce que cette collaboration a produit
Hoguest n’est pas un outil générique auquel on a ajouté un module de conformité après coup. Il a été construit à partir du problème concret d’une conciergerie mandataire confrontée à des obligations légales qu’aucun logiciel du marché ne couvrait.
Le Mazarin reste le laboratoire d’Hoguest. Chaque nouvelle fonctionnalité est testée en conditions réelles sur leurs 28 biens avant d’être déployée. Cette proximité entre l’outil et son utilisateur fondateur garantit que le logiciel résout des problèmes réels, pas des problèmes supposés.