Comptabilité mandante en conciergerie : obligations et automatisation

Qu’est-ce que la comptabilité mandante ?

La comptabilité mandante est la comptabilité tenue par un mandataire pour le compte de ses mandants. Elle retrace l’ensemble des opérations financières réalisées au nom et pour le compte de chaque propriétaire : loyers encaissés, charges imputées, commissions prélevées, reversements effectués.

Cette comptabilité est distincte de la comptabilité générale de l’entreprise. La comptabilité générale enregistre les produits et charges propres à la conciergerie (commissions perçues, salaires, loyer du bureau, etc.). La comptabilité mandante enregistre les flux financiers qui transitent par le mandataire mais qui ne lui appartiennent pas.

Pour une conciergerie qui gère 30 biens, cela signifie tenir 30 comptes mandants individuels, chacun retraçant l’historique complet des flux financiers du propriétaire concerné.

Obligations légales

Le décret 72-678

Le décret n° 72-678 du 20 juillet 1972 impose aux professionnels de l’immobilier soumis à la loi Hoguet de tenir une comptabilité spéciale des fonds qu’ils détiennent pour le compte de leurs mandants. Les articles 55 à 59 du décret détaillent cette obligation.

Le mandataire doit être en mesure de justifier, à tout moment, du montant des fonds détenus pour le compte de chaque mandant. Cette exigence implique une comptabilité mandante tenue en temps réel, pas une reconstitution a posteriori.

Le compte-rendu de gestion

Le compte-rendu de gestion (CRG) est le document de synthèse de la comptabilité mandante. Il est remis périodiquement au propriétaire et présente le détail des opérations réalisées sur son bien. Le CRG est à la fois une obligation légale et un outil de transparence vis-à-vis du mandant.

L’obligation de séquestre

La comptabilité mandante est indissociable de l’obligation de séquestre des fonds. Les fonds des propriétaires déposés sur le compte séquestre doivent être tracés individuellement. Le mandataire doit pouvoir reconstituer, pour chaque propriétaire, le solde dû à un instant donné.

Différence avec la comptabilité générale

La distinction entre comptabilité mandante et comptabilité générale est fondamentale. Les confondre est une erreur qui peut avoir des conséquences graves, tant sur le plan réglementaire que fiscal.

Comptabilité générale

La comptabilité générale de la conciergerie enregistre :

• Les produits : commissions perçues, frais de gestion facturés
• Les charges : salaires, loyers, assurances, outils, déplacements
• Le résultat : bénéfice ou perte de l’entreprise

C’est cette comptabilité qui sert à établir le bilan, le compte de résultat, et les déclarations fiscales de l’entreprise.

Comptabilité mandante

La comptabilité mandante enregistre, pour chaque propriétaire :

• Les recettes locatives brutes (loyers encaissés via les plateformes)
• Les commissions prélevées par la conciergerie (qui alimentent la comptabilité générale)
• Les commissions prélevées par les plateformes (Airbnb, Booking)
• Les charges imputables au propriétaire (ménage, maintenance, fournitures)
• La taxe de séjour collectée et reversée
• Les reversements nets effectués au propriétaire

Le solde de la comptabilité mandante d’un propriétaire donné correspond au montant que la conciergerie lui doit (ou, plus rarement, que le propriétaire doit à la conciergerie).

L’erreur classique

L’erreur la plus fréquente est de comptabiliser les loyers bruts encaissés comme du chiffre d’affaires de la conciergerie. Or, seule la commission est un produit de la conciergerie. Le reste (la part propriétaire) est un flux de tiers qui ne doit jamais figurer dans le compte de résultat de l’entreprise. Cette confusion peut entraîner un redressement fiscal et un signalement à la DGCCRF.

Les postes comptables spécifiques

La comptabilité mandante en conciergerie saisonnière utilise des postes récurrents qu’il est utile de standardiser.

Recettes

• Loyer brut plateforme : montant total payé par le voyageur, avant commission de la plateforme
• Commission plateforme : montant prélevé par Airbnb, Booking, etc. (généralement 3 % à 15 % selon la plateforme et le modèle tarifaire)
• Loyer net plateforme : montant effectivement versé par la plateforme au mandataire

Charges propriétaire

• Commission mandataire : le pourcentage ou montant fixe prélevé par la conciergerie, tel que défini dans le mandat de gestion
• Frais de ménage : selon le modèle (inclus dans la commission ou facturé en sus)
• Frais de linge : fourniture et blanchisserie
• Maintenance : interventions techniques, réparations
• Taxe de séjour : collectée auprès du voyageur et reversée à la commune (sauf si collectée directement par la plateforme)
• Fournitures consommables : produits d’accueil, café, etc.

Flux sortants

• Reversement propriétaire : montant net viré au propriétaire depuis le compte séquestre
• Reversement taxe de séjour : virement à la commune ou à l’intercommunalité

Le solde mandant

À tout moment, le solde mandant d’un propriétaire est égal à :

Solde = Loyers nets encaissés - Commission mandataire - Charges propriétaire - Reversements effectués

Ce solde doit correspondre exactement à la quote-part de ce propriétaire dans le compte séquestre. Si ce n’est pas le cas, il y a une anomalie à identifier et corriger.

Automatisation avec Hoguest et Pennylane

La tenue manuelle de la comptabilité mandante est réalisable pour 5 biens. Elle devient fastidieuse à 15 biens. Elle est ingérable à 30 biens. Le volume de transactions (plusieurs réservations par bien et par mois, chacune générant 4 à 6 écritures comptables) croît mécaniquement avec le portefeuille.

Hoguest automatise la comptabilité mandante en enregistrant chaque flux financier au fil de l’eau : réception du paiement plateforme, calcul de la commission, imputation des charges, et préparation du reversement. Le solde mandant de chaque propriétaire est calculé en temps réel.

L’intégration native avec Pennylane permet de synchroniser automatiquement les écritures de la comptabilité mandante et de la comptabilité générale. Les commissions perçues alimentent le journal de ventes de la conciergerie. Les flux de tiers restent isolés. L’expert-comptable dispose de données propres et structurées, sans ressaisie.

Cette automatisation réduit le temps consacré à la comptabilité mandante de plusieurs heures par mois à quelques minutes de vérification. Découvrir les fonctionnalités comptables ou demander une démonstration.