Audit conformité conciergerie : checklist gratuite 23 points (2026)

Le cadre réglementaire des conciergeries locatives se durcit. La loi Le Meur a renforcé les obligations de déclaration et de suivi des meublés de tourisme. L’e-facturation devient obligatoire pour les PME dès septembre 2026. Et les contrôles de la DGCCRF se multiplient sur le secteur de la location courte durée, avec des sanctions pouvant atteindre 15 000 euros par infraction.

Dans ce contexte, auditer la conformité de sa conciergerie n’est plus optionnel. C’est un exercice de protection juridique et financière. Cette checklist couvre les 23 points critiques à vérifier, regroupés en 6 catégories.

Les 6 catégories d’audit conformité

Un audit complet de conciergerie couvre 6 domaines réglementaires distincts :

Licence et garantie financière - carte professionnelle, garantie financière, assurance RCP
Mandats et contrats - conformité loi Hoguet, CGV, RGPD, archivage
CRG et facturation - comptes rendus de gestion, justificatifs, numérotation
Loi Le Meur - enregistrement, nuitées, DPE, changement d’usage
E-facturation et fiscalité - calendrier 2026, TVA, régimes fiscaux
RGPD et données - registre des traitements, information voyageurs, sous-traitants

Chaque catégorie comporte entre 3 et 5 points de contrôle. Un seul manquement dans la catégorie « Licence et garantie financière » suffit à rendre l’ensemble de l’activité illégale.

Les 23 points détaillés

Licence et garantie financière

1. Carte professionnelle T et/ou G en cours de validité La carte G (gestion immobilière) est le prérequis absolu. Elle est délivrée par la CCI pour 3 ans. Si la conciergerie réalise aussi des transactions, la carte T est requise en complément. Vérifiez la date d’expiration et anticipez le renouvellement de 2 mois.

2. Garantie financière à jour et adaptée au volume géré Obligatoire dès que la conciergerie encaisse des fonds pour le compte des propriétaires. Le montant minimum est de 30 000 euros les deux premières années, puis 110 000 euros. Vérifiez que le montant couvre les fonds réellement détenus en période haute.

3. Attestation responsabilité civile professionnelle L’assurance RCP doit être en cours de validité et mentionner explicitement l’activité de gestion locative courte durée. Contrôlez les exclusions de garantie.

Mandats et contrats

4. Mandat de gestion écrit pour chaque bien Chaque propriétaire doit avoir signé un mandat conforme aux exigences de la loi Hoguet. L’absence de mandat écrit rend la gestion irrégulière, quelle que soit la relation commerciale existante.

5. Mandat référençant la carte professionnelle et la garantie financière Le décret 72-678 impose que le mandat mentionne le numéro de carte professionnelle, la CCI de délivrance, le nom du garant financier et le montant de la garantie.

6. CGV signées par chaque propriétaire Les conditions générales de vente précisent les modalités de commission, les délais de versement, les conditions de résiliation. Elles doivent être annexées au mandat ou signées séparément.

7. Mentions RGPD dans les contrats Depuis 2018, tout contrat impliquant la collecte de données personnelles doit informer la personne concernée de ses droits (accès, rectification, suppression, portabilité). Vérifiez la présence de cette clause dans vos mandats et vos contrats voyageurs.

8. Conservation des contrats sur 10 ans minimum Le délai de prescription en matière immobilière est de 10 ans. Tous les mandats, CRG et justificatifs doivent être archivés sur cette durée. Un archivage numérique conforme (horodatage, intégrité) est recommandé.

CRG et facturation

9. CRG mensuel ou trimestriel envoyé à chaque propriétaire Le compte rendu de gestion est une obligation légale de la loi Hoguet. Sa fréquence doit correspondre à ce qui est prévu dans le mandat. Un envoi mensuel est la norme du secteur.

10. CRG incluant détail recettes, charges, commission et TVA Le CRG doit ventiler chaque ligne : montant brut des réservations, frais de ménage, commission HT, TVA sur commission, montant net reversé. Un CRG global sans détail par réservation ne suffit pas.

11. Justificatifs archivés et accessibles Chaque ligne du CRG doit pouvoir être justifiée par un document source : relevé OTA, facture fournisseur, reçu de paiement. Ces justificatifs doivent être consultables par le propriétaire sur demande.

12. Numérotation chronologique des factures Les factures de commission émises aux propriétaires doivent suivre une numérotation séquentielle sans rupture. C’est une obligation fiscale (article 242 nonies A du CGI).

Loi Le Meur

13. Numéro d’enregistrement obtenu pour chaque bien Depuis la loi Le Meur, tout meublé de tourisme doit disposer d’un numéro d’enregistrement délivré par la commune. Ce numéro doit figurer sur chaque annonce publiée sur les plateformes.

14. Suivi du compteur de nuitées pour les résidences principales Les résidences principales sont plafonnées à 90 nuitées par an (120 dans certaines communes). La conciergerie doit suivre ce compteur en temps réel et bloquer les réservations au-delà du seuil.

15. DPE valide pour chaque bien La loi Le Meur impose un diagnostic de performance énergétique pour les meublés de tourisme. À partir de 2034, les biens classés G seront interdits à la location. Vérifiez la validité et la classe énergétique de chaque DPE.

16. Vérification du régime de changement d’usage par commune Les règles de changement d’usage varient d’une commune à l’autre. Certaines imposent une autorisation préalable, une compensation, ou interdisent purement la location courte durée dans certaines zones. Vérifiez le régime applicable pour chaque bien géré.

E-facturation et fiscalité

17. Préparation à l’e-facturation obligatoire (calendrier 2026) La réception de factures électroniques est obligatoire depuis septembre 2026 pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. L’émission devient obligatoire selon un calendrier progressif. Identifiez votre plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) et testez le flux.

18. TVA correctement collectée et déclarée La conciergerie collecte la TVA sur ses commissions (20 %). Si elle encaisse la taxe de séjour, celle-ci doit être reversée séparément à la commune. Vérifiez que le traitement comptable distingue bien les flux.

19. Régime fiscal des propriétaires conseillé (micro-BIC vs réel) La conciergerie n’a pas d’obligation de conseil fiscal, mais elle a un devoir d’information. Alerter les propriétaires sur les seuils micro-BIC (actuellement 15 000 euros pour les meublés non classés) évite des litiges ultérieurs.

RGPD et données

20. Registre des traitements à jour Toute conciergerie traite des données personnelles (voyageurs, propriétaires, prestataires). Le registre des traitements (article 30 du RGPD) doit lister chaque traitement, sa finalité, la base légale et la durée de conservation.

21. Information voyageurs (politique de confidentialité) Les voyageurs doivent être informés de la collecte de leurs données (identité, pièce d’identité, coordonnées) avant l’arrivée. Une politique de confidentialité accessible suffit si elle est communiquée au moment de la réservation.

22. Sous-traitants identifiés (OTA, PMS, comptable) Les plateformes (Airbnb, Booking), le PMS, le logiciel comptable et tout prestataire accédant aux données personnelles doivent être listés. Un contrat de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD est requis pour chacun.

23. Durées de conservation des données documentées Chaque catégorie de données a une durée de conservation maximale. Les données voyageurs (hors obligations fiscales) ne doivent pas être conservées au-delà de 3 ans après le dernier séjour. Documentez ces durées et appliquez une purge régulière.

Comment utiliser la checklist

Audit solo : 1 à 2 heures

Réservez un créneau dédié. Parcourez les 23 points avec vos documents sous la main : carte G, attestation de garantie, mandats type, dernier CRG envoyé, politique de confidentialité. Cochez chaque point comme « conforme », « partiel » ou « non conforme ». Notez les actions correctives.

Audit annuel avec avocat

Une fois par an, faites relire vos mandats, CGV et processus par un avocat spécialisé en droit immobilier. Le coût (500 à 1 500 euros) est marginal par rapport au risque d’une sanction DGCCRF ou d’un litige propriétaire.

Audit intégré dans Hoguest

Si vous utilisez Hoguest, la majorité des points sont vérifiés automatiquement : validité de la carte G, présence des mentions obligatoires dans les mandats, envoi des CRG, suivi du compteur de nuitées, numérotation des factures. L’outil signale les écarts en temps réel.

Que faire en cas de non-conformité

Criticité haute (agir sous 48 heures)

Les points 1 à 3 (carte G, garantie financière, RCP) conditionnent la légalité de l’activité. Une conciergerie sans carte G en cours de validité exerce illégalement et s’expose à des poursuites pénales (jusqu’à 6 mois d’emprisonnement et 7 500 euros d’amende). Si un de ces points est non conforme, suspendez la prise de nouvelles réservations et régularisez en priorité.

Criticité moyenne (agir sous 30 jours)

Les points 4 à 16 concernent la conformité contractuelle et réglementaire. Un mandat incomplet, un CRG manquant ou un numéro d’enregistrement absent exposent à des amendes administratives (jusqu’à 15 000 euros par infraction pour les manquements loi Le Meur). Planifiez la mise en conformité par lot : mandats, puis CRG, puis déclarations Le Meur.

Criticité basse (agir sous 90 jours)

Les points 17 à 23 relèvent de la préparation fiscale et de la conformité RGPD. Les sanctions existent (amendes CNIL, pénalités fiscales), mais les contrôles sont moins fréquents que sur les points Hoguet et Le Meur. Intégrez-les dans un plan d’action trimestriel.

Quand consulter un avocat

Consultez systématiquement si : vous recevez un courrier de la DGCCRF, un propriétaire conteste un mandat, votre carte G arrive à expiration sans renouvellement possible, ou vous exercez dans une commune ayant modifié son régime de changement d’usage.

L’audit conformité dans Hoguest

Hoguest a été conçu pour que la conformité ne soit pas un exercice ponctuel mais un état permanent. Le PMS vérifie automatiquement les points critiques de la checklist :

Mandats : modèles conformes loi Hoguet avec toutes les mentions obligatoires, signature électronique intégrée
CRG : génération automatique avec ventilation par réservation, envoi programmé aux propriétaires
Loi Le Meur : suivi du compteur de nuitées, alerte à l’approche du plafond, vérification du numéro d’enregistrement
Facturation : numérotation séquentielle automatique, préparation e-facturation

Quand un écart est détecté (carte G proche de l’expiration, mandat manquant pour un nouveau bien, CRG non envoyé), Hoguest génère une alerte dans le tableau de bord du gérant.

FAQ

Combien de temps prend un audit conformité complet ? +

Comptez 1 à 2 heures pour un audit solo avec la checklist, en ayant vos documents administratifs sous la main. Un audit approfondi avec un avocat spécialisé prend une demi-journée. Avec un PMS comme Hoguest, la plupart des points sont vérifiés en continu.

Qui peut réaliser l'audit en interne ? +

Le gérant ou le responsable administratif de la conciergerie. La personne doit avoir accès à la carte G, aux mandats, aux CRG et aux contrats fournisseurs. Pour les points juridiques complexes (changement d'usage, RGPD), un avis externe est recommandé.

À quelle fréquence faut-il auditer sa conciergerie ? +

Un audit complet par an est le minimum. Prévoyez un audit intermédiaire à chaque changement réglementaire majeur (nouvelle loi, modification du régime communal) et à chaque palier de croissance (passage de 20 à 50 biens par exemple).

Que faire en cas de contrôle DGCCRF imminent ? +

Rassemblez immédiatement : carte G, attestation de garantie financière, attestation RCP, registre des mandats, 3 derniers CRG envoyés, registre des répertoires. Contactez votre avocat. Ne communiquez aucun document sans avoir vérifié sa conformité. La coopération est obligatoire, mais vous avez le droit de demander un délai raisonnable pour produire les pièces.

La checklist couvre-t-elle les conciergeries auto-entrepreneur ? +

Oui. Les obligations loi Hoguet s'appliquent quelle que soit la forme juridique. Un auto-entrepreneur qui gère des biens pour le compte de propriétaires a les mêmes obligations qu'une SAS : carte G, garantie financière, mandats conformes, CRG.

Ce document est fourni à titre indicatif par Hoguest. Il doit être adapté à votre situation particulière et ne se substitue pas au conseil d’un professionnel du droit.